Nástroje na projektové řízení se pro mnoho z nás staly za poslední rok pracovní noční můrou. Neoprávněně. Pokud takový nástroj nadělá více škody než užitku, váš zaměstnavatel jej pravděpodobně neumí správně využívat. Pro řadu firem, ale i jednotlivců, jde přitom o nepostradatelného pomocníka, který šetří čas i peníze.
Kanban – v jednoduchosti je síla
Většina úspěšných nástrojů na řízení projektů se inspiruje principy, které kdysi proslavila japonská automobilka Toyota, dnes světová jednička na trhu. Prosadit se v 50. a 60. letech nebylo pro firmu z Japonska, které ve 2. světové válce utrpělo krutou porážku, nic jednoduchého. Konkurenci však Toyota položila na lopatky tehdy nevídanou efektivitou výroby i distribuce hotových automobilů a prvotřídní kvalitou svých vozů.
Management Toyoty si nejprve pečlivě zmapoval veškeré výrobní procesy, aby je vedení firmy dokázalo odpovídajícím způsobem řídit. A ukázalo se, že navzdory nástupu prvních počítačů je v tomhle směru efektivnější obyčejná nástěnka, která zobrazuje, co už je hotové, na čem se pracuje a co je třeba udělat pak. A také souvislosti mezi jednotlivými činnostmi. A tak vznikla metoda „Kanban“, pojmenovaná podle japonského slova pro nástěnku.
Doporučované aplikace – JIRA, Redmine, Trello, Freelo či Habitica
Pokud máte zkušenosti s vývojem software, pravděpodobně jste se setkali s JIRA. Nástroj, který brzy oslaví 20. narozeniny, je ve své kategorii prakticky nedostižný. Navzdory vyšším nákladům jej občas využívají i firmy mimo IT, ne vždy ovšem adekvátním způsobem. Zajímavou a podstatně levnější alternativou k JIRA je open source software Redmine, i ten je ovšem určen primárně pro vývoj software.
Poněkud univerzálnější využití mají Trello a jeho česká alternativa Freelo, které mohou prostřednictvím API komunikovat s desítkami dalších běžně využívaných nástrojů pro firemní i individuální využití, například e-mailovými klienty, kalendáři nebo CRM systémy. Trello i Freelo nabízejí firemní předplatné, ale také bezplatné plány, které ocení hlavně freelanceři nebo studenti.
Téměř výhradně na individuální použití se zaměřuje Habitica, která na první pohled připomíná počítačové hry 90. let. A záměrně – Habitica totiž kombinuje Kanban principy s dobrodružnou hrou na hrdiny. Zatímco ostatní nástroje křičí, pokud nestíháte termíny, a bombardují vás notifikacemi v mobilu nebo e-maily, v Habitice „trpí“ vaše postava. A také postavy vašich přátel, pokud aplikaci využíváte opravdu naplno a při plnění svých denních povinností zdoláváte virtuální monstra.
Autorem článku je Tomáš Michálek
