Víte, kolik času zaměstnancům zaberou jednotlivé úkoly? Ne? Tak to napravte. Přehled o odpracovaném čase a produktivitě je naprostá nezbytnost pro úspěšný time management jednotlivců i celých týmu. Skvěle vám s tím pomůžou online nástroje pro plánování a vykazování práce. Vysvětlíme vám jak.
Proč používat aplikace pro organizaci a výkazy práce?
Zaměstnanec, který dostává denně desítky e-mailů se zadáními a připomínkami k úkolům, má hlavu jako pátrací balón. Do toho má monitor celý oblepený lepíky s instrukcemi a než najde ten správný, tak mu začne pauza na oběd. Práci pak bude odevzdávat ve spěchu těsně před deadlinem, nebo častěji až dva dny po něm. Zní to jako satyra, ale bohužel je to realita. Pokud by po zapnutí počítače jasně viděl, které úkoly ho dnes čekají a kolik má na každý z nich času, půjde mu to o dost lépe.
Na druhé straně manažeři a vedoucí týmu musí mít jasná data o tom, jak zaměstnanci zvládají pracovní zátěž, která jim byla přidělená a kolik času jim zbývá na další úkoly. Vedoucí potřebují jasný a přehledný nástroj, ve kterém hned uvidí kolik času ten týden (nebo měsíc) členům týmu zbývá, na čem zrovna pracují a jestli se vše stíhá v termínu. Podle toho můžou projekty řídit a optimalizovat efektivně.
Jak vykazování práce funguje v praxi?
Hodinové výkazy práce se skvěle hodí pro každodenní používání, kdy zaměstnanec po odvedení práce rovnou vykáže, kolik času mu zabrala. Vedoucí může hned zhodnotit, jestli je jeho výkon odpovídající. Případně pokud pracovník naopak obdrží od vedoucího jasně danou časovou dotaci na splnění úkolu. Sám si měří čas a hlídá, aby se do něj vešel. Pak vykáže čas odpovídající přidělené dotaci.
Pokud se vám to zdá komplikované, tak není. Jde totiž o to, že jsou obvykle aplikace pro výkazy práce zároveň i projektovými nástroji a jsou koncipované velmi přehledně. Nejde jen o obyčejné stopky. Obvykle v nich najdete:
- seznamy projektů a jaký tým na nich pracuje,
- seznamy úkolů v rámci daného projektu s deadliny
- a seznamy podúkolů s konkrétními řešiteli a daty odevzdání.
K úkolům nebo podúkolům pak každý člen vykáže, kolik času prací na nich strávil. Aplikace:
- Sečte, kolik času se tedy nad úkolem celkem strávilo.
- Odpracovaný čas přičte všem jednotlivců k jejich měsíčnímu výkazu práce.
Samotný čas dokáže aplikace měřit sama – jen zmáčknete start, stop (a případně pauzu). Má v sobě tedy stopky, ale rozhodně není jen stopkami.
Tip: Přečtěte si 5 tipů, jak zjednodušit projektový management.
Co dalšího projektové nástroje umí?
Kromě výše zmíněné organizace práce aplikace obvykle fungují i jako sdílené úložiště. Takže můžete zadání a výstupy přidávat přímo k jednotlivým úkolům. Nic se nemusí zběsile dohledávat, všechno je na jednom místě.
Sdílený je také kalendář, kam se vám ukládají všechny schůzky, ale i úkoly, na kterých pracujete. Váš šéf si tedy rychle ověří, jaký dneska máte pracovní program.
Některé nástroje v sobě mají integrovaný i společný chat, takže se můžete na cokoliv rychle zeptat kolegů z týmu i z jiných oddělení.
Začněte výkazy práce používat i vy a zvyšte svoji produktivitu, ne počet odpracovaných hodin.
