GTD, neboli Getting Things Done, je efektivní a poslední dobou celkem populární metoda organizace práce. Autorem je David Allen a metodu popsal i ve stejnojmenné knize. Primárně jde o to, že lidská mysl není uzpůsobena k zapamatování si velkého množství úkolů a schůzek. Allen navrhuje tvořit si různé druhy seznamů úkolů, které následně slouží jako připomenutí. Výhodou je, že člověk nemusí přemýšlet při plnění jednoho úkolu nad tím, čemu se má věnovat následně, ale může se plně soustředit právě na plnění toho úkolu. Není tedy tolik pod tlakem a ve stresu a soustředí svou pozornost na jednu činnost.
Pro váš rychlý přehled
5 kroků pro řízení pracovních i osobních úkolů
Při této metodě je také klíčové znát pět fází řízení pracovního procesu. Řízení pracovních i osobních záležitostí je složené z pěti kroků.
1. Sesbírej
Nezatěžujte paměť a vysypte všechny informace na seznam do notýsku nebo ideálně – do appky, kterou máte pořád všude s sebou. Ideální variantou je mít jednu schránku, do které budete zaznamenávat vše.
2. Zpracuj
Větší úkoly rozdělte na více menších úkolů, které lze snadněji zpracovat. Praktikujte tzv. pravidlo dvou minut. U menších úkolů zvažte, zda jdou vyřešit do dvou minut a pokud ano, udělejte je hned. Sem patří například jednoduché odpovědi na e-maily nebo telefonáty.
3. Organizuj
V této fázi by měl každý úkol dostat štítek, který zároveň určí jeho prioritu. Rozdělte si takto úkoly, které na něco čekají, které uděláte možná někdy a ty důležité zařaďte přímo do kalendáře ke konkrétnímu datu.
4. Udělej
Zohledněte priority úkolů a vrhněte se na jejich zpracování. Ráno začněte tím nejdůležitějším nebo nejtěžším úkolem, který vás ten den čeká. Během dne pak díky tomu nebudete tolik ve stresu a nemusíte myslet na odkládané úkoly.
5. Zhodnoť
Po každém úkolu si zhodnoťte, jestli je vše hotové, případně zaevidujte vzniklé podúkoly a zaznamenejte si, jestli je třeba se k úkolu za čas vrátit. Jednou týdně si udělejte tzv. schůzku sám se sebou a zanalyzujte, jak se vám daří plnit úkoly. Stihli jste vše, co jste chtěli? Dobrá metoda je také začít ráno tím, že otevřete diář, pochválíte se za splněné úkoly z předchozího dne a připravíte si seznam toho, co je potřeba udělat ten den. Udržujte seznam úkolů aktuální.
Aplikace, které vám s GTD pomohou
Vše zorganizovat vám pomůže například Todoist, který vám poslouží i v bezplatné verzi. Úkol přidáte v řádu vteřin, můžete si u úkolů nastavit opakování a také je opatřit prioritou.
Další aplikací, které se pro metodu GTD hodí, je Evernote. Ten si můžete propojit s aplikacemi, které denně využíváte, jako například Slack, Gmail nebo Google Drive. Můžete jednoduše oskenovat a zálohovat dokumenty nebo si uložit užitečné webovky.
Remember the milk nabízí jednoduché zadávání úkolů pomocí jednoho řádku, do kterého nasypete všechny informace jako prioritu, termín, štítky a podobně. Díky podúkolům si úkol rozdělíte na menší, snadněji zpracovatelné části. Mobilní aplikaci máte vždy všude s sebou a díky notifikacím už nikdy nezapomenete koupit mléko.
Autorkou článku je Karolína Petrželová
Náhledový obrázek: Anete Lusina, Pexels/volně k užití
