Mnoho malých a středních českých firem utrácí zbytečně za telefonní služby. A ani přitom nemohou využívat všech moderních vychytávek, které jsou dnes k dispozici. K tomu je třeba přejít z klasické telefonní ústředny na digitální, nebo ještě lépe na virtuální ústřednu. Tuto službu nabízí všichni tři hlavní mobilní operátoři, ale i některé specializované firmy.
VoIP telefonie
Zatímco klasickou telefonní ústřednu je třeba kupovat a spravovat, v případě virtuální ústředny jsou pořizovací náklady zpravidla symbolické a správu zajišťuje její provozovatel, tedy typicky mobilní operátor. Podobně jako v jiných oblastech, ani u služeb virtuálních ústředen si Vodafone, T-Mobile a O2 ve skutečnosti příliš nekonkurují, nabízejí zhruba stejné služby za stejné peníze. Ve většině případů si však zákazník může vyjednat alespoň u jednoho z operátorů výraznou slevu.
Technologie, která vše umožňuje, se jmenuje VoIP telefonie (zkratka anglického termínu Voice over Internet Protocol). Virtuální ústřednu lze propojit s dalším software, které vaše firma využívá. Obchodní oddělení ocení spárování s CRM systémem, díky kterému se prodejní aktivity i příchozí hovory automaticky správně párují k jednotlivým klientům. Back Office a zákaznická podpora zase ihned vidí, kdo volá, a mohou si najít historii objednávek či produkty, které dotyčný využívá. Pokud je vše správně nastavené, detail zákazníka se zobrazí spolu s prvním zazvoněním telefonu.
Skvělé řešení v éře home office
Virtuální ústředna je skvělým řešením v době, kdy většina administrativních zaměstnanců pracuje z domova. Zatímco běžná telefonní linka je pevně svázaná se svým fyzickým umístěním, a tak je třeba ji přesměrovávat na firemní mobilní telefony, digitální ústředna umožňuje připojení telefonního přístroje nebo headsetu s mikrofonem kdekoli. A to v rámci celého světa – proto mají zákaznické linky řady mezinárodních firem předvolbu Spojených států, ale reálně se nacházejí v Indii.
Nevýhodou při nasazení VoIP telefonie a digitální ústředny na home office jsou vysoké nároky na kvalitní a dostatečně silné internetové připojení. Většina společností využívá z bezpečnostních důvodů VPN, tedy zabezpečené privátní sítě, které jsou samy o sobě náročné na přenášená data. A VoIP komunikace i na ni navázaný software probíhá zpravidla v rámci VPN.
Autorem článku je Tomáš Michálek
